私が実践した面接辞退する際の電話のかけ方【例文あり】
- 面接
就活生を悩ませるのが面接途中の他社への「選考辞退」連絡です。面接辞退の連絡は、マナー上、メールよりも電話ですることをおすすめします。今回は、面接辞退の際の電話のかけ方についてご紹介します。
目次
■まずは辞退したい理由を整理しましょう
■辞退の連絡はなるべく早くが基本！
■電話での辞退方法
■最後まで誠意を貫いて
■まずは辞退したい理由を整理しましょう
辞退したい！と思った時、まず、辞退したい理由を考えて下さい。
面接選考に進んでいるということは、説明会やOB訪問などの就活を通じて企業に何らかの魅力を感じ、ここで働きたいと思ったからだと思います。それにもかかわらず、辞退をしたいと思っているのはなぜか、いま一度考え直すことが必要です。就活を通じて「希望職種に将来的にも着けない」「転勤が実はある」など、どうしても自分が譲れない、決定的な懸念点が明らかになった場合には選考を辞退しても問題ありません。
しかし、選考での面接官の印象が良くなかった、といった感覚的な理由で選考を即座に辞退してしまうのはオススメしません。なぜなら、面接官の人柄は社員を代表する人柄では決してないためです。面接官は、面接用に冷たく厳しい人柄を作っているかもしれませんし、一次面接の面接官の印象は悪くとも二次面接での面接官は全く別のタイプの社員の方かもしれません。
もし一度の面接で、違和感を覚える点があったら、すぐに辞退してしまうのではなく、次の面接で違和感を解消できるような質問をぶつけてみるつもりで、もう一回は選考に臨むことを推奨します！
■辞退の連絡はなるべく早くが基本！
どうしても譲れない問題点が就活を通じて発覚したり、もう辞退に迷いはないと心が決まったりしたら、なるべく早めに辞退の連絡を入れましょう。
一度、この企業にはいかないと決めてしまうと、関心が薄れてしまい、連絡をするのが面倒だなぁ…と思ってしまうかもしれませんが、面接選考の辞退の連絡を入れるのはマナーの基本です。社会人になるまでの練習として、連絡を入れる姿勢を就活の中で見につけることが大切です。
連絡をする前には、「辞退したら怒られるかも…」と不安になるかもしれませんが、内定をもらってから辞退する訳ではないので、面接の前日などではない限り責められることはあまりないでしょう。企業側も、全く入社の意思がない学生の面接をするよりも、入社の意思がある学生を面接したいはずです。早めに連絡すれば、企業側も代わりの学生を面接できますので、企業に迷惑をかけないためにも、早めに連絡しましょう。
■電話での辞退方法
■初めに氏名・理由・辞退の旨を
まずは自分の名前を名乗り、選考辞退をしたい旨を理由と共にはっきりと伝えましょう。
選考辞退の旨を電話口で相手側に伝えることは確かに緊張を伴うものです。しかし、今まで面接等で自分に時間を割いてくれた企業には文章より自らの口で辞退の連絡をするのが礼儀です。また、その場で互いの返事を聞ける電話であれば、辞退連絡も最も早く確実に伝えられます。選考辞退をする際はメールではなく、電話で相手に報告をしましょう。
こちらからかけた電話で初めに自分の氏名を述べるのは基本中の基本です。次にその会社の新卒（既卒）選考を受けている就活生の身であることを伝えた後、メインテーマである辞退の旨を伝えます。その際、「他社様から内々定を頂いたため」「就活を終えることにしたため」等といった辞退理由も具体的に述べるようにしましょう。これまでお世話になった企業である以上、伝える際には誠意ある姿勢や言い方を心掛けてください。
■他社名は伝えなくても良い
選考辞退をした企業から受けている社名を尋ねられた際、具体的な社名を言わなくても問題はありません。
採用活動を行う企業は、翌年以降の活動の参考にするため常に自社を受験した学生の就活情報を収集しています。面接選考の辞退の電話をかけた際にも、同じ電話で内々定先の社名を尋ねられることが殆どです。
しかし、社名を言いたくない場合は報告せずとも全く問題ありません。「内々定先からまだ公開しないように言われているため」等の理由を付して丁寧にお断りしましょう。このように伝えると多くの企業がそれ以上追及することなく、次の話題に話を進めてくれます。
勿論社名を伝えることに抵抗が無い方はそのまま言っても構いませんし、社名ではなく業界だけ大まかに伝える、という選択肢もありです。企業側も毎年採用活動を行う以上、就活生から得た情報を悪用することは普通ないと考えられます。しかし、抵抗があれば無理に報告する必要はありません。
■お礼を言うのも忘れずに
電話の最後には、これまでの選考のお礼を伝えるのを忘れないようにしましょう。
前述した通り、どの企業も日々の業務を忙しくこなす傍ら、就活生１人１人にじっくり時間を割いてこちらの話を聞いてくれます。たとえ途中で選考辞退をすることになったとしても、これまで自分に関心を持ち続けてくれたことや面接の機会を設けてくれたことには最大限の感謝を示すべきです。また、多くの会社が様々に絡み合って経済を動かしている今日、就活終了後に選考辞退をした企業の方と取引の場で交わる可能性も少なくありません。
これまでの選考についての御礼、そして、将来のことも含めて、「ありがとうございました。今後ともどうぞ宜しくお願い致します。」と一言感謝の意を示してから電話を終えましょう。
【内定辞退の電話のかけ方 例】
お世話になっております。○○大学の○○と申します。
人事部の○○様はいらっしゃいますでしょうか。
(担当者に代わる)
お世話になっております。○○大学の○○と申します。
先日、○月○日15:00より、3次面接のお約束をさせていただきましたが、
他社様から内々定をいただいたため、辞退させていただきたく思い、ご連絡いたしました。
お忙しい中、貴重なお時間を割いていただきましたのに大変申し訳ございません。
この度は、面接の機会を設けていただき、ありがとうございました。
それでは失礼いたします。
■最後まで誠意を貫いて
就活においては、選考辞退も大切な選考段階の１つです。面接ではないからといって気を抜くことはせず、まして辞退するからといって軽い気持ちで臨むこともないよう、しっかり誠意と感謝の意を見せて連絡をしましょう。
