内定辞退の際の電話とメール連絡の基本ルール【例文あり】

マナー

今回やむなく内定辞退することになってしまったとはいえ、お世話になった会社に対して最後まで礼を尽くし、将来にわたって互いに気持ちの良い関係を築けるようにしておきましょう。

■内定辞退は誠意を持って伝えよう！

ようやく希望の会社から内定を得て、その次にしなければならないのが、内定辞退する会社への連絡。しかし、辞退の連絡は、なんとなく後ろめたいし、言いづらいものです。将来的には縁が切れてしまう会社だし「放っておいてもいいや」という気持ちが多少なりとも芽生えてくるかもしれません。
しかし、「言いづらいことでもきちんと相手に伝え、誠意を持って対応する」スキルは、今後、あなたが社会人デビューして仕事をしていく上で必須となるスキルなのです。逃げたり避けたりせず、誠意を持って対応することで、社会に出てからの人間関係をより良いものとするための礎を築きましょう。

それでは、具体的にどのように内定辞退を伝えたら良いのでしょうか？
連絡方法をどうするのか、辞退理由はどのように説明すべきなのか、会社は理解を示してくれるのかなど、疑問や不安がいっぱいでとても緊張する場面ですが、大切なのは、相手に対し「誠意を尽くす」こと。社会人としての基本マナーを押さえて、しっかりと伝えましょう。

■内定辞退の連絡は「電話かメール」が基本

内定辞退の伝え方には、「訪問」、「電話」、「メール」、「手紙」の４つの方法があります。
本来であれば、「訪問」して採用担当者に直接お詫びを述べるのが最も丁寧な対応です。しかし、実際には、担当者にアポイントを取ったり、時間を割いてもらう必要があるなど、かえって余計な手間をかけてしまうことにもなりかねません。
最近では、「電話」または「メール」で伝えるケースが主流になってきています。
一刻もはやく確実に連絡するという観点からすると、「電話」で採用担当者に直接伝えるのが良いでしょう。「電話」した後、「メール」か「手紙」を送るとさらに丁寧な印象になります。
「メール」で伝える場合には、送信履歴を残すことができますし、採用担当者側にとっても仕事の手を止めることなく、空いた時間にメールを確認してもらうことができます。しかし、メールでの内定辞退は、相手に一方的な印象を与えてしまうことにもなりかねませんので、文章には充分な配慮が必要です。
なお、「手紙」は、届くまでに数日を要してしまうため、第一報としては適切ではありません。

■内定辞退を伝えるときの基本ルール

内定辞退を伝えるときに押さえておくべき基本ルールは以下のとおりです。

●決断したら、一刻も早く連絡を入れる

あなたが内定辞退をすることで、会社側は、追加で別の人に内定通知を送ったり、場合によっては追加募集をしなければならなくなったりと、今後の採用活動に影響が生じる可能性もあります。ズルズルと内定の状態を引っ張らずに、決断したら一刻も早く連絡しましょう。

●感謝とお詫びの気持ちを伝える

担当者に連絡をする際には、採用のときにお世話になったこと、また、内定を出してくれたことに対する感謝の気持ちを伝えましょう。そして、今回あなたが一方的に内定辞退することで、会社の期待に応えられなくなってしまったこと、さらに、会社側の採用活動に迷惑をかけてしまったことに対して、誠意を持って丁重にお詫びの気持ちを表明しましょう。

●辞退理由はシンプルに正直に

辞退理由は、考えすぎず、シンプルにかつ正直に伝えましょう。「実家に帰る」とか「進学する」といった中途半端な嘘をつくのはやめた方が賢明です。世間は、広いようで狭いもの。今後、あなたが希望の会社に入社した後、辞退したその会社が顧客企業となって、思わぬところで再会してしまう、などということも実際には充分あり得ることなのです。

●一方的になりやすいメール文章は丁寧に

メールでの連絡というのは、どうしても一方的な印象になりがちです。したがって、メール文章は極力丁寧に書くことを心掛けましょう。「本来であれば、直接お詫びを申し上げなければいけないところ、メールでのご連絡となってしまい大変申し訳ございません」といった謝罪の文言を入れる配慮が必要です。

■内定辞退のメール例文

件名：
内定辞退のご連絡

本文：
株式会社○○○○○○
人事部　○○様

お世話になっております。
○○大学の○○です。

先日は、内定のご連絡、誠にありがとうございました。

この度、大変恐縮ではございますが、貴社の内定を辞退させて
いただきたくご連絡致しました。

自分の適性を慎重に検討した結果、他社に入社をすることに致
しました。

多くの時間と労力を割いていただいたにも関わらず、このような
回答となり、大変申し訳ございません。

○○様をはじめ、貴社の方々には、大変感謝しております。

本来、直接お伺いするべきところをメールでのご連絡となります
ことを何卒ご了承いただきたくお願い申し上げます。

どうぞよろしくお願いします。

――――――――――――――――
○○大学○○学部○○学科
就活太郎(Shukatsu Taro)
〒170-0013 ○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○
Tel　000-0000-0000
Mail ○○○○○@○○○○○○○.com
――――――――――――――――

■内定辞退は社会人としての第一歩！

たくさんの会社から内定を得られたとしても入社できるのは１社だけ。悔いのないよう、じっくりと考えて決断しましょう。会社側も、ある程度の内定辞退が生じることは最初から想定済みです。したがって、そんなに恐れる必要はありません。
誠意を尽くして相手に伝えることは、社会人としての基本マナーであり、内定辞退はまさに社会人デビューを果たすための第一歩なのです。

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