これで完璧!就活で使うメールアドレスと署名等の基本設定|就活塾「キャリアアカデミー」公式ホームページ

これで完璧!就活で使うメールアドレスと署名等の基本設定

就活生へのアドバイスAdvice

これで完璧!就活で使うメールアドレスと署名等の基本設定

アドバイス

就活中は企業側とメールでやりとりする場面もしばしば。これまで身近な人に送ってきたものと異なり、企業に送るものにはいくつかマナーが有ります。今回は、就活生が見落としがちなマナーをご紹介致します。

 

 

■就活中のメールアドレス

■新しく作ろう

就活で利用するメールアドレスは、新しく1つ作ることをオススメします。かつてはフリーメールはあまり利用しないほうが良いと言われていたのですが、社会的な知名度が上がってきたため、フリーメールアドレスでも大丈夫と言えるでしょう。

■名前を基本にしてメールアドレスを作ろう

メールアドレスの設定ですが、就活中は名前を基本にしてメールアドレスを設定していくことをオススメします。「@」マークの前を自分の名前(ローマ字)等にしておくことが就活中のメールアドレスでは適していると言えるでしょう。変にこったもの、長いものにしておくと、相手からすれば「この人はどんな人だろう」と良くも悪くも勘ぐられてしまいます。

メールアドレスで勘ぐられるというのは、言ってしまえば不必要なことであり、スムーズに連絡を取ることが目的となります。それゆえに当たり障りのない、名前にしておくと良いことになります

■学校のメールアドレスを使用する

学校のメールアドレスを使うというのも一つの手になります。学校のメールアドレスを使用する際は、必ずスマートフォンで見ることのできる設定にしましょう。企業からは、選考通知の連絡が来て、すぐに次回の選考日時が送られてきます。見ていなかったは、理由になりません。

ただし、学歴を記入しない選考も増えています。そのような選考の場合、学校のメールアドレスで学歴がバレてしまうので、企業に先入観を与えてしまう恐れがあるので注意しましょう。

d1d96006d76ab067a030c0a35f84cf3c_s

■個人情報を入力しすぎることがないように!

メールアドレスでついついやってしまいがちなこととして、自分の誕生日や何かのパスワードのようなものをアドレスにしてしまうことがあります。これをしてしまうと個人情報をメールアドレスによって多くの人に公開してしまうことになるので、これは就活関係なくしてはいけないと言えるでしょう。

特に就活の場合多くの人にメールを送っていくことになるため、より個人情報の扱いが大切になります。

またこのようなメールアドレスを利用している場合、「機密情報を漏らしやすい人」というように相手が感じ取ってしまい、思わぬ大きなマイナス要素になってしまうことがあり、注意が必要です。

■奇抜さ、独創的なイメージは必要ない

就活で利用するメールアドレスに奇抜さ、個性、独創性は必要ありません。メールアドレスは連絡をやりとりする必要最低限のツールであり、自分にとっても相手にとっても「わかりやすさ」がとても重要になります。無難に名前でメールアドレスを作り、メールアドレスを足かせにしてしまうことがないようにしましょう。

■メールアドレスの例

shukatsu.taro@xxxx.com

■署名の設定

■所属先と氏名から

まずは自分の所属を1行目に、次に改行して氏名を書きましょう。

メールにおける署名は、いわば電子上の名刺代わり。メールを送ったこちら側がどういう人物であるのか、ということを相手に表す重要な情報源です。そこで、自分の名前だけでなく、所属している組織や階級を示すことも必要となります。就活生であれば、大学(院)名、所属学部・学科、在籍学年を一番初めに相手に知らせることから始めるのが良いと思います。

また氏名を書く際は、漢字氏名のすぐ横にカッコ書きでふりがなを付けるとより丁寧です。

企業と学生が互いのことを見極めつつ、一緒に進めていく就活。相手にコンタクトを取りたいときはまず自分の情報を署名欄でしっかり伝えることから始めるのが礼儀です。

■連絡先は2つ以上書こう

氏名の後には、メールアドレス・住所・電話番号のいずれか2つ以上の連絡先を署名欄に記載しましょう。

毎日多くの企業に連絡を取る就活生側も、大勢の学生の状況を調べる企業側も非常に忙しいのは同じこと。一度の連絡のみでは相手が捕まらないことも多いです。そう考えると、先方に伝える連絡先の数を増やし、なるべく連絡がつきやすくするに越したことはありません。

そこで上記にあげた連絡先を署名欄に盛り込むことがお勧めです。まずメールアドレスについては、普段携帯電話で使うものではなく、パソコンからも閲覧できるものを記載するようにしましょう。

住所に関して現住所は勿論のこと、休暇中に帰省する可能性がある方は「帰省先住所」と題しそちらの住所も記載しておくと親切です。

最後に電話番号についてですが、こちらは現住所の固定電話の番号、及び、携帯電話の番号の両方を必ず載せるようにします。住所と同様、帰省先がある方はそちらの番号も書いておくとより安心です。

なお各連絡先の頭には、それぞれ何の番号であるのか、どこの住所であるのかを示すため、「携帯電話連絡先」「現住所」等といった題目を付すことを忘れないようにしましょう。

■始めと終わりに枠線を

以上全てを書き終えたら、署名欄の上下に枠線を引きましょう。

初めから終わりまで文字がひたすら並ぶ就活メールの文面。どこまでが本文でどこからが署名なのか一目みただけでは分かり難いことも多いです。そこで、署名の最初に書く所属先の1行前、そして、最後に書く連絡先の1行下に何らかの線を引きましょう。

線の種類は点線、波線、棒線などお好みのもので構いません。但し引く長さについては、署名欄に書いた行の先頭の文字から末尾の文字まで全てカバーできる長さにすると、綺麗な見た目に仕上がります。因みに、署名部分全体を四角形で囲ったりする必要はありません。あくまで枠線を引くのは同部分の上下にとどめ、左右には何の装飾もしないようにしましょう。

就活中の身としては、日々多くのメールを読み込む企業側の方々のことを考え、一目見て内容の別が分かるメールを作り上げたいところです。

■署名の例

○○大学○○学部○○学科
就活 太郎(しゅうかつ たろう)

TEL 0x0-xxxx-xxxx Mail xxxxxxxx@xxx.com
〒000-0000 東京都豊島区XXXXXXXXXXXXXXXX

7f23694266ed7029eaa8d65d78069f1d_m

■メールの差出人の名前の設定

最後に意外と忘れがちなメールの差出人設定を確認しましょう。
人事からすると、誰からメールが来たのがひと目でわかるととてもありがたいです。

■メールの差出人の例

就活 太郎 (○○大学 ○○学部)

■まとめ

たかだ、メールアドレスですが、出来る限り相手に気遣い、印象の良い物を心がけましょう。