就活中の電話のかけ方11ステップ【マナー・言葉遣い・切り方etc…】
- アドバイス
就活中の企業への電話のかけ方・マナー・言葉遣いを11個のステップに分けて紹介します。
目次
■電話をかける前
■電話をかけたら
■話し方、言葉遣い
■特別な敬語等は実は必要ない
■最低限のマナーを学びましょう！
■電話をかける前
１．事前に要件をまとめよう
まずは電話をかける前に質問する内容や用件をメモにまとめておきましょう。電話をかけた後に用件がぐちゃぐちゃにならないようにしておきましょう。また、電話中は要件をメモすることもあります。そのメモ帳は手元で見れるようにしましょう。
２．環境をチェックしよう
電話をする環境にも気を遣いましょう。できるだけ屋内の静かな場所で電話をするようにしましょう。このマナーは就活に限らず全ての電話対応に必要なことなのです。
３．ペンとメモを準備しよう
電話中、先方が行った日時や場所を忘れないように、電話するときは必ずペンとメモを準備しましょう。
４．電話をかける時間を気をつけよう
電話をかける時間には気をつけましょう。要点は下記のとおりです。
・「始業後１時間」と「終業前１時間」の電話連絡は控えましょう。
・電話をかける時間帯は「午前10時から午後４時の間」がベスト
・ランチ時の午前１１時半以降午後１時半頃までは電話を掛けないのが無難
・週が始まる月曜日、及び、週が終わる金曜日はできるだけ控えよう
■電話をかけたら
５．名前を名乗ろう
実際に電話をかけた第一声でまず自分の名前を名乗りましょう。
「○○大学の○○と申します。」
６．要件を伝えよう
企業には就活生以外からの電話ももちろんかかってきます。名前を伝えた後に簡単に用件を伝えます。すると別部署や担当の方に回してくださいます。事前に電話をする相手が決まっている場合は、「○○部の○○様はいらっしゃいますか？」と確認しましょう。
例)
「就職活動の２次面接の日程の確認のために連絡いたしました。ご担当者様はいらっしゃいますでしょうか。」
「就職活動の２次面接の日程の確認のために連絡いたしました。人事部の佐藤様は、いらっしゃいますでしょうか。」
※相手が不在だった場合
相手が不在だった場合は、こちらからかけ直すのがマナーです。
戻ってくる時間を確認し、その時間にかけ直しましょう。
「何時ころお戻りになるか、おわかりになりますでしょうか。」
相手が「こちらからかけ直します。電話番号を教えてください。」と言ってきた場合は素直に従いましょう。また、電話が不可能な時間があれば事前に伝えましょう。
「０８０－００００－００００です。１７時からバイトの予定になっているため、その時間の前にお電話をいただければ幸いです。」
７．相手変わったらが出たら再度名乗ろう
相手が変わった場合は、再度、名前を名乗り、要件を伝えましょう。
「○○大学の○○と申します。就職活動の２次面接の日程の確認のために連絡いたしました。」
※直接相手につながった場合
直接相手に繋がった場合は、今、時間があるかを確認しましょう。
「佐藤様、只今、お時間よろしいでしょうか。」
８．内容は、復唱しよう。
就活中の電話対応で意識をしていきたいポイントは「復唱」です。日時や場所等を相手から伝えられた際に、再度確認のために、日時、場所を声に出し確認をしていきます。余計な手間のように思えてしまうかもしれませんが、ミスをなくしていく上でとても大切です。
またしっかりとした企業であると、こちらがなくもしなくても、大切な内容を復唱してくれることがあります。こちらが復唱をすることで、相手の手間を1つなくしていくことができるので良い印象を与えていくことができます。
純粋にミスをなくすための手段を知っている、実践してくれているということを相手に感じてもらえるだけで大きなメリットがあるので、日時、場所についてはしっかりと復唱していきましょう。
ただ、就活の電話対応で何でも復唱をすれば良いというわけではありません。日時や場所、名前等に限定しておくと良いです。また聞き取れなかったことに関しては「申し訳ありません。○○のため再度仰っていただいてもよろしいでしょうか（○○は聞き取れない理由です）」等聞きなおしたほうが手間は減らせます。ここで変に復唱をすると「話を聞いていない」という印象を与えてしまうことがあります。
「かしこまりました。４月５日（月） １７：００に御社に伺います。」
９．相手から電話を切るのを待とう。
用事が全て済んだら「お忙しいところありがとうございました。失礼いたします。」としっかりとお礼の言葉を伝え、必ず相手が電話を切ってから自分も電話を切るようにしましょう。
■話し方、言葉遣い
１０．少し高めの声で、ハッキリ話す
まずは「話し方」です。就活の面接のために練習をする方も多くいらっしゃると思います。ハキハキと話をまとめながら話す練習をされると思いますが、これ以上のスキルが電話には求められます。
なぜなら相手には声しか聴こえていないからです。電話で話をする際は少し高めの声で話すよう心がけましょう！明るい印象を与えることができます。また、「ハッキリと話す」ということも大切です。ごにゃごにゃ何を言っているか分からないような話し方では何もプラスに働きません。何を言っているか分からなければ相手はあなたになにか与えてあげようとは思いません。
以上の「少し高めの声で話す」「ハッキリ話す」この2つを実践しただけで就活でも、その後の社会人になってからも電話で損をするリスクは大幅に低くなります。
１１．言葉遣い
就活中の電話対応では「ありがとうございました」をしっかりと意識していくと良いです。「申し訳ありません」という言葉も丁寧な印象を与えますが、就活中の電話対応としては「ありがとうございました」のほうが、適切になることが多いです。
電話を切る際に、なんと言って良いのか分からない場合や、自分の気持ちを素直に伝えていく際にとても活用しやすい言葉になります。この言葉を利用して悪い気持ちになる人はほとんどいないと言え、就活をしていく際の基本にもなります。
■特別な敬語等は実は必要ない
就活中の電話対応と言うと、敬語を重視してしまいがちですが、実は敬語等はあまり重要ではありません。しっかりと「です、ます」を利用することができ、上記のことを守っていくことができれば、マナーとしては十分であることが多いです。変に敬語を利用しようとするとそれで頭が一杯になり話を聞けない、聞きたいことを質問できなくなってしまい逆効果になります。大切なことは「基本」です。
■最低限のマナーを学びましょう！
電話対応で合否が決まることはほぼほぼないと思います。ただ、就活に限らず電話対応でその人の印象は変わるものです。ここで良い印象を与えればその後社会人になった時でもきっと仕事が良い方向に向かうでしょう！社会人への第一歩だと自覚し、よい電話マナーを身につけましょう！
