就活で企業に質問するときのメール 抑えるポイント7つ|就活塾「キャリアアカデミー」公式ホームページ

就活で企業に質問するときのメール 抑えるポイント7つ

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就活で企業に質問するときのメール 抑えるポイント7つ

就活生の皆さんが悩みがちな、企業への質問メール。質問したい内容は明らかだけど、どんな書き方をすれば良いのかマナーがわからない!そんな方に参考にしていただければと思います。

 

 

 

1. おさえておくべき7ポイント

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企業に質問のメールを送りたいのに、書き方がわからないとお悩みの就活生の皆さん。就活生だからといって、ビジネスメールのマナーを無視してしまうのはご法度です。まずは、質問メールを送る際におさえておくべきポイントをご説明しましょう。

 

① 件名は簡潔に

あなたが質問のメールを送ろうとしている相手の受信ボックスには、毎日大量のメールが届きます。件名は簡潔に、一瞬ちらりと見ただけでどんな内容かわかるように書くのが正解です。例えば新卒採用の有無を尋ねる場合は、「2017年度新卒採用について」などと記載すると良いですね。

 

② 誰宛のメールなのか明らかに

手紙と同じですが、どの企業の誰にメールを送るのか、宛先を明確に記載します。「株式会社○○ 人事部 ××様」また、担当者の名前が明らかではない場合には、「ご担当者様」と記載するのが良いでしょう。

 

③ 出だしは「初めまして」

サークルやアルバイト先にメールを送る方は、「お疲れ様です」と書くのが一般的と思われるかもしれません。しかし、初めてメールを送る企業担当者の方には、必ず「初めまして。」で文章をスタートさせましょう。もしも以前会ったことがあるなど面識がある際は、「こんにちは。」が適切です。

 

④ 自分が何者なのかを名乗ろう

挨拶の後には、一体自分が何者なのかを簡潔に記載します。例えば、「私は現在就職活動をしております、○○大学△△学部3年の□□□□と申します。」と書けば、なるほど○○大学の就活生からの質問なんだ、とメールの受け手もすぐに理解できますね。また、学部や学科についてですが、全て詳しく書くことは必ずしも必須ではありません。大まかにあなたの学問領域がわかる程度の情報で十分です。

 

⑤ 質問の内容を簡潔に

本題の質問の内容も、簡潔にまとめて書きましょう。あえて言えば、相手は既にメールの件名から質問内容を把握しているのです。

 

⑥ 締めの文章は相手を思いやるひとことを

企業担当者の方は、時間に追われて仕事をしています。就活生からのメールも何件も対応しなければなりません。そんな担当者の方に対して、このメールを読んでくれてどうもありがとう、と感謝の気持ちを込めたクッションとなるひとことを入れるか入れないかで、印象はガラリと変わります。「大変お忙しいと存じますが、ご連絡いただければ幸いです。」「ご多忙のなか恐れ入りますが、」などフレーズをいくつか覚えておくと便利です。

 

⑦ 自分の連絡先を明記

締めの文章までピシッと書けたら、自分の連絡先を明記しましょう。本文で名乗った大学名と名前、さらにメールアドレスと電話番号を記載すると良いでしょう。もし電話連絡が困る場合なら、電話番号は記載しなくても大丈夫です。

 

 

2. 例文をチェック

前述したポイントを踏まえ、就活の質問メールの例文をチェックしてみましょう。今回は、就活生のあなたが20○○年度の新卒採用説明会は行う予定かどうか?ということをメールで質問する場合です。

 

件名「20○○年度新卒採用説明会の有無について」

株式会社○○ 人事部

ご担当者様

(改行)

初めまして。

現在就職活動をしております△△大学□□部の××太郎と申します。

(改行)

この度、貴社の20○○年度新卒採用説明会の有無についてお伺いしたく、ご連絡させていただきました。

貴社の事業に大変興味を持っており、会社説明会の開催予定がございましたら、ぜひ参加させていただきたいと考えております。

(改行)

大変お忙しいと存じますが、ご連絡いただければ幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

(改行)

△△大学□□部

××太郎

××tarou@gmail.com

080-XXXX-XXXX

 

3. メールは基本的にパソコンから

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さて、メールの内容に関してはもう心配いりませんね。就活生としてきちんとしたメールのマナーをおさえられていれば、就職後にも大いに役立ちます。ここで1点加えて覚えておきたいのが、どこから質問メールを送るのか?ということです。例えばサークルの場合、LINEなどのSNSを利用していることが多いでしょう。また、アルバイト先ではスマートフォンのキャリアメールを使用していることもありますね。そしてポイントである就活生としての企業との質問のやりとりは、パソコンでGmailやYahooメールを利用するのが鉄則です。まだメールアドレスを取得していない!という方は、無料ですぐにつくれるので、質問の有無にかかわらず取得しておくのがおすすめです。

 

 ビジネスメールの型は覚えてしまうと楽ちん!

就活での質問メールの書き方を、ポイントを挙げながらご紹介しましたがいかがでしたか?最初は面倒な決まりごとが多く見えますが、ビジネスメールの型は覚えてしまうととっても楽ちん。ビジネスマンの多くは、パソコンのユーザー辞書に「何卒よろしくお願いいたします。」や「お手数でございますが」など、単語登録している人も多いんです。この機会に、就職した後も使えるマナーを覚えてしまいましょう!