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就活生へのアドバイス

就活におけるメールの基本的なビジネスマナー

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 就活ではじめて社会人とメールをやり取りする方も多いと思います。使い方次第で有利にも不利にもなるメールの気を付けるべきビジネスマナーや書き方について紹介したいと思います。

 

 

就活用メールアドレスのマナー

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 まずは就活用メールアドレスが適切かどうか確認しましょう。持ってない人は専用に一つアドレスを取得しましょう。就活で使用するアドレスですが、基本的には学校のアドレスがベストだと思います。しかし学校のアドレスは不便なことが多いです。アプリがなかったり、入学当初からアドレスが変更できなかったり。その場合はgmailを使ってください。今となっては多くの就活生が使っているため、ほとんどの企業が対応していると思います。また、就活ではナビサイト等から大量のメールが送られてくるため、サーバー容量が大きいgmailが安心です。普通にしていれば一年であふれることはありません。またメールの検索のスピードも速く、グループ分けなどの機能も充実していて非常に利便性が高いのでおすすめです。他のフリーアドレスはお勧めできません。マナー以前にドメイン指定されてなければ届かない可能性があります。

 アドレスの@より前は名前のみで構成しましょう。既にユーザがいる場合、同じアドレスは作れないので、生年月日を入れましょう。またドットやハイフンを工夫しましょう。それでもダメな場合は他に加えても構いませんが、関係のない言葉を入れるのはマナー違反です。

 

メールを送るタイミング

 基本的マナーはビジネスマンと同じと考えてください。メールは電話と違って基本的には時間を過度に気にする必要はありません。ただ送信時間のログは残るため、勤務時間内に送る方が良いでしょう。また、その方がメールがすぐに返ってくる可能性が高いです。こちらが企業のメールに対して返信する場合も、24時間以内の返信が基本となります。ただしきちんとパソコンから返信するようにしましょう。スマホからでも可能ですが、やはりビジネスではパソコンでの送信が基本です。またアプリ等だとスマホから送られていることがわかります。遅くなった場合は、本文に返信が遅くなって申し訳ありません。などの前置きを入れましょう。就活の説明会や座談会への応募等は、期限内ならいつでも大丈夫です。お礼などのメールは終わったらすぐにしましょう。できるビジネスマンほど行動が早いので就活生も見習っていきましょう。

 

 

基本的なメールの書き方

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 典型的な就活におけるメールの書き方を紹介します。ポイントは以下の5つです。

①タイトルは要旨

 タイトルは本文の内容を一言で表現しましょう。問い合わせなら○○に関する問い合わせ、お礼なら○○のお礼といった感じにまとめましょう。また、名前と所属をカッコ書きで加えるとベストです。

②書き出しは宛名

 書き出しは、相手の所属、名前を正確に書きましょう。細かいですが、株式会社を前につけるか後につけるかもしっかりと調べて書きましょう。

③挨拶・自己紹介

 一言あいさつの後に、所属と名前を書きましょう。

④内容は簡潔に

 まずなぜ連絡したのか、または何に対する返信なのかを明記しましょう。内容もだらだら長くなららいように確認しましょう。はじめに内容がいくつあるのか明記するとまとまりやすいです。敬語の使い方はその都度調べながら間違えないように気をつけましょう。

⑤署名

 最後はびしっと署名で終わらせましょう。アカウントに署名登録しておくと便利ですよ。

 

以下にメールの例を示しておきます。参考にしてください。

 

タイトル:

○○に関するお問い合わせ(○○大学 名前)

本文:

株式会社○○○○

人事部 相手の名前 様

 

お世話になっております。

○○大学○○学部○○学科○年の名前と申します。

 

本日は、○○について二点ほどお伺いしたいことがあり、ご連絡させて頂きました。

一点目ですが、~。

二点目ですが、~。

将来を考える上で、○○○は非常に重要だと感じております。

お手数おかけいたしますが、お答えいただけると幸いです。

 

以上、よろしくお願いいたします。

***********************************

○○大学 ○○学部

○○学科 ○年

ゼミ・研究室名など

漢字氏名  アルファベット氏名

Tel : 携帯電話番号

Mail : 就活用メールアドレス

***********************************

 

慣れてしまおう

 はじめは企業にメールを送ることに抵抗があるかもしれませんが、慣れてしまえば、大したことはありません。自分なりのひな形ができてしまえば、スピードも上がります。早めに就活におけるメールのビジネスマナーを身に着けて、就活を有利に進めましょう。また、社会に出ても基本的なマナーが身に着いていると役に立つはずです。

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